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Gestão documental em blockchain
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Gestão documental em blockchain

Transforme o fluxo de trabalho documental com uma gestão de documentos em blockchain de nível empresarial.
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O que é a gestão documental?

Já perdeu um documento importante ou ouviu alguém dizer que nunca recebeu aquele contrato? Com a blockchain na gestão documental, o seu sistema de gestão documental em blockchain acaba com o caos dos ficheiros dispersos e cria uma responsabilização que funciona mesmo.

Depois de guardado, ninguém pode editar ou apagar um ficheiro em segredo. A gestão documental em blockchain mantém um registo permanente de quem acedeu a quê e quando. Os documentos seguem automaticamente para aprovação, os prazos são acompanhados e recebe atualizações em tempo real.

Os sistemas de gestão documental podem ser um caos

Os sistemas documentais da maioria das empresas são um desastre completo. Provavelmente já viveu o caos: perder 20 minutos à procura de um contrato que devia demorar 10 segundos a encontrar. Ou descobrir que três pessoas diferentes estão a trabalhar em versões diferentes do mesmo documento.

Depois há o pesadelo da segurança. Ficheiros importantes são enviados por e-mail sem qualquer proteção e guardados em serviços cloud aleatórios. Quando precisa de provar que versão de um documento existia numa data específica, está sem sorte, porque não há um registo fiável.

Obter aprovações é outra dor de cabeça. Os documentos andam de mão em mão durante semanas, ficam parados na secretária de alguém ou perdem-se em cadeias de e-mails.

Como funciona a gestão documental com blockchain?

A gestão documental com blockchain cria um ecossistema digital imutável, em que cada interação com um documento é protegida criptograficamente e registada de forma permanente. Quando um documento entra no sistema, recebe um valor de hash único e um carimbo de data e hora na blockchain. Todas as ações seguintes, como ver, editar, partilhar ou aprovar, são registadas como transações de smart contracts, criando um registo de auditoria inalterável. O sistema usa tecnologia de registo distribuído para garantir a autenticidade dos documentos e manter o controlo de versões. A encriptação avançada protege a informação sensível, enquanto os controlos de acesso permissionados permitem uma colaboração segura. Esta abordagem descentralizada elimina pontos únicos de falha e oferece um rastreio transparente e verificável dos documentos durante todo o ciclo de vida.

Porquê usar blockchain na gestão documental

Consenso e verificação
Quando coloca um documento na blockchain, toda a rede verifica automaticamente que é legítimo. Se alguém tentar introduzir um documento falso ou alterar algo em segredo, o sistema deteta-o de imediato. É como ter centenas de testemunhas a verificar cada documento: ninguém consegue adulterar ou cometer fraude sem ser apanhado.
Registo imutável
Uma vez na blockchain, fica lá para sempre. Quando precisa de atualizar um documento, o sistema guarda a versão antiga e a nova, registando todas as alterações e exatamente quem as fez e quando. Os auditores adoram, porque podem rastrear o histórico completo de qualquer documento desde o primeiro dia.
Replicação à prova de desastres
Os seus documentos existem em vários computadores da rede, pelo que perdê-los é praticamente impossível. Mesmo que metade dos computadores deixe de funcionar, os seus ficheiros continuam seguros nos restantes. Acabaram-se os pesadelos com falhas de discos rígidos ou eliminações acidentais que apagam anos de documentos importantes.
Controlos de segurança reforçados
Decide exatamente quem tem acesso a que documentos. Depois de registados, ninguém os pode alterar sem aviso. Até os seus dados mais sensíveis e registos financeiros ficam protegidos, mas acessíveis aos membros certos da equipa.
Otimização do trabalho digital
Os documentos e registos em papel passam à história. O sistema encaminha automaticamente os documentos para aprovação, trata das assinaturas digitais e acompanha tudo em tempo real. O que antes demorava semanas a perseguir pessoas para obter assinaturas passa a ser feito em horas, com um registo completo de quem aprovou o quê e quando.
Armazenamento escalável ilimitado
Nunca fica sem espaço nem precisa de comprar mais servidores. Quer guarde cem documentos ou um milhão, a blockchain lida com isso sem esforço. Além disso, pode pesquisar e aceder instantaneamente a qualquer documento de todo o histórico da empresa, por mais antigo que seja.

Tipos de gestão documental com blockchain

Integração de assinatura digital
Esqueça as assinaturas manuscritas que qualquer pessoa pode falsificar. As assinaturas digitais em blockchain são matematicamente impossíveis de falsificar e registam automaticamente o momento exato em que alguém assinou. Obtém uma prova à prova de bala de quem assinou o quê e quando, o que é bem melhor do que discutir se uma assinatura parece genuína ou não.
Sistema de verificação de autenticidade
Cada documento recebe uma impressão digital única, que muda se uma única letra for alterada. É como ter um selo de inviolabilidade que não pode ser falsificado. Quando alguém afirma que um documento é autêntico, pode verificá-lo de imediato, em vez de chamar peritos em caligrafia ou de duvidar se foi adulterado.
Gestão completa do ciclo de vida dos documentos
Acompanha os seus documentos do nascimento ao fim: criação, edição, aprovação, armazenamento e arquivo final. O sistema automatiza o trabalho aborrecido, como encaminhar documentos para aprovação, e lembra as pessoas quando têm de agir. Pode ver em que fase do ciclo de vida está qualquer documento a qualquer momento.
Armazenamento distribuído seguro
Em vez de manter todos os documentos num único local que os hackers podem atacar, estes ficam distribuídos por vários locais seguros. Se um local de armazenamento falhar, os seus documentos continuam seguros em todos os outros. É como ter cópias de segurança mantidas automaticamente, sem ter de pensar nisso.
Partilha colaborativa de documentos
Várias pessoas podem trabalhar em simultâneo nos documentos, enquanto o sistema regista todas as alterações de cada uma. Chega de enviar versões por e-mail de um lado para o outro ou de se perguntar quem fez que edições. Todos veem a mesma versão atual, mas tem um registo completo de quem contribuiu com o quê.
Conformidade das assinaturas eletrónicas
O sistema trata automaticamente de todos os requisitos legais das assinaturas eletrónicas. Verifica quem assina, confirma que tem poderes para assinar e cria registos que os tribunais aceitam como válidos. Não precisa de se preocupar se as suas assinaturas digitais terão validade legal.
Acompanhamento e análise de documentos
Veja exatamente onde estão os seus documentos em qualquer processo: quem os tem, há quanto tempo estão parados e o que está a causar atrasos. É como ter um GPS para a sua papelada, para detetar estrangulamentos e corrigir problemas de fluxo de trabalho antes de se tornarem desastres.
Gestão segura de impressão
Mesmo quando os documentos são impressos, o sistema regista quem imprimiu o quê, quando e em que impressora. Isto é essencial para documentos sensíveis, em que é preciso controlar as cópias físicas e manter a responsabilização pela informação confidencial.

Simplifique a gestão documental com tecnologia blockchain.

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Setores

Saúde

Os registos médicos podem finalmente ter a segurança que merecem. Os processos dos doentes deixam de se perder entre hospitais ou arquivos. A blockchain mantém tudo seguro, mas instantaneamente disponível para os médicos autorizados. Quando vai a um novo especialista, este pode ver de imediato todo o seu historial clínico, em vez de o obrigar a repetir exames. Os pedidos de reembolso de seguros são processados automaticamente quando os tratamentos são concluídos, e ninguém consegue falsificar credenciais médicas ou alterar registos de doentes sem que todos saibam.

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Finanças e banca

Os bancos lidam com montanhas de papelada em cada empréstimo, investimento e transação. A gestão documental em blockchain torna este processo menos penoso. Guarda tudo com segurança e automatiza as verificações de conformidade. Quando os reguladores batem à porta, os bancos podem fornecer de imediato registos de auditoria completos, em vez de procurarem documentos dispersos à pressa. As aprovações de crédito são mais rápidas, porque toda a documentação exigida está verificada e acessível em tempo real.

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Logística e cadeia de abastecimento

A logística, a cadeia de abastecimento e o transporte envolvem enormes quantidades de papelada: formulários aduaneiros, certificados, relatórios de inspeção. Com a gestão documental em blockchain, os agentes aduaneiros podem verificar de imediato que todos os documentos são autênticos e estão completos, eliminando os atrasos dispendiosos nos portos. Quando surgem litígios sobre mercadorias danificadas ou prazos de entrega, existe um registo inquebrável do que aconteceu e quando.

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Construção e imobiliário

A propriedade de imóveis e os registos de edifícios são exemplos perfeitos de onde se pode usar a gestão documental em blockchain. Sem mais preocupações com escrituras fraudulentas ou licenças de construção perdidas. Os projetos de construção podem libertar automaticamente pagamentos aos empreiteiros quando os marcos são concluídos e devidamente documentados. O historial dos imóveis torna-se cristalino, mostrando cada obra, inspeção e mudança de proprietário.

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Retalho e e-commerce

Os retalhistas trabalham com centenas de fornecedores e precisam de acompanhar tudo, das especificações dos produtos às certificações de qualidade. A gestão documental em blockchain torna as relações com fornecedores mais fluidas, ao automatizar a conformidade contratual e os pagamentos. Quando os clientes têm problemas com produtos, as empresas podem rastrear de imediato o historial completo, do fabricante à prateleira da loja, tornando as retiradas de produtos e os pedidos de garantia muito mais eficientes.

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O nosso processo de implementação

01
Análise de requisitos
Falamos com a sua equipa para compreender as dores de cabeça atuais com os documentos e perceber o que é preciso corrigir no seu fluxo de trabalho.
02
Seleção da blockchain
Escolhemos a plataforma blockchain certa com base no seu orçamento, nas necessidades de segurança e no volume de transações, sem pagar a mais por funcionalidades desnecessárias.
03
Desenvolvimento de smart contracts
Escrevemos código que automatiza os seus processos documentais, como aprovações, acompanhamento e segurança, para que as tarefas repetitivas aconteçam automaticamente.
04
Design de front-end
Criamos uma interface simples que a sua equipa vai querer usar, em vez de voltar aos anexos de e-mail.
05
Integração de back-end
Ligamos o sistema blockchain ao seu software existente, para que não tenha de substituir tudo o que já utiliza.
06
Testes e auditorias de segurança
Tentamos quebrar o sistema e recorremos a especialistas em segurança para encontrar vulnerabilidades antes de entrar em produção com documentos reais.
07
Implementação de nós
Tratamos de toda a configuração técnica de servidores e infraestrutura, para que não tenha de se tornar administrador de redes blockchain.
08
Entrada em produção
Migramos os seus documentos existentes, formamos a sua equipa e ficamos por perto para resolver quaisquer problemas que surjam durante o lançamento.
09
Formação e suporte
Mostramos à sua equipa como usar o novo sistema com eficácia e continuamos disponíveis quando surgirem dúvidas mais tarde.
010
Melhoria contínua
Monitorizamos o desempenho, acrescentamos novas funcionalidades quando necessário e mantemos tudo atualizado com patches de segurança e alterações regulamentares.

Elimine a papelada e aumente a eficiência com um DMS em blockchain.
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Porquê a 22soft?

Know-how em blockchain
Fazemos isto há tempo suficiente para saber que plataformas blockchain funcionam mesmo e quais só parecem boas nas demonstrações.
Experiência comprovada no setor
Já lidámos com regulamentos hospitalares, conformidade bancária e pesadelos de papelada no transporte. As regras estranhas do seu setor não nos assustam.
Soluções com custos otimizados
Não vamos tentar vender-lhe funcionalidades de que não precisa nem surpreendê-lo com faturas mais tarde. Preços claros para soluções práticas.
Ciclo de desenvolvimento rápido
Não passamos meses a aprender a fazer coisas que já fizemos dezenas de vezes. Obtém resultados mais depressa.
Abordagem centrada na segurança
Partimos do princípio de que alguém vai tentar piratear o seu sistema e construímo-lo para resistir a ataques. Os seus documentos ficam protegidos.
Transparência do projeto
Sem desaparecer durante semanas sem dar notícias. Saberá exatamente o que estamos a construir e quando estará pronto.

Perguntas frequentes

O que é a blockchain?

A blockchain é como um livro-razão digital copiado para milhares de computadores em todo o mundo. Depois de algo ser escrito neste registo, é praticamente impossível alterá-lo ou apagá-lo. Cada entrada pode estar ligada à anterior, criando uma cadeia de registos que todos podem verificar, mas que ninguém consegue falsificar.

O que é a gestão documental com blockchain?

É pegar no seu sistema normal de armazenamento de documentos e torná-lo à prova de adulteração. Em vez de ficheiros num único servidor, onde podem ser alterados ou apagados, a gestão documental em blockchain cria registos permanentes de cada documento e acompanha quem fez o quê com eles. Pense nisto como ter uma testemunha inalterável para toda a sua papelada importante.

Como criar o seu próprio sistema de gestão documental em blockchain?

Construir um de raiz é complicado e caro. É preciso escolher a plataforma blockchain certa, escrever smart contracts, criar interfaces de utilizador e integrar tudo com os sistemas existentes. A maioria das empresas trabalha com programadores experientes, em vez de tentar resolver isto sozinha: há demasiadas maneiras de errar.

O que é um sistema de gestão documental eletrónica?

É software que organiza os seus ficheiros digitais para que os encontre quando precisa deles. Em vez de procurar entre pastas e anexos de e-mail, pode pesquisar documentos, acompanhar versões diferentes e configurar fluxos de trabalho automáticos para aprovações. Basicamente, acaba com o caos dos ficheiros dispersos.

O que é uma assinatura eletrónica?

É uma forma de assinar documentos digitalmente que é, na prática, mais segura do que papel e caneta. As assinaturas eletrónicas usam encriptação para provar quem assinou o quê e quando, tornando-as quase impossíveis de falsificar. Têm validade legal na maioria dos locais e são muito mais convenientes do que imprimir, assinar e digitalizar documentos.

Como melhorar a segurança dos seus documentos com blockchain?

Os sistemas documentais tradicionais têm pontos fracos que a blockchain pode resolver. Se alguém piratear o servidor principal, pode alterar qualquer coisa. A blockchain distribui os seus documentos por muitos computadores, pelo que os hackers teriam de comprometer a maioria deles em simultâneo, o que é praticamente impossível. Além disso, qualquer tentativa de alterar um documento é sinalizada de imediato, porque quebra a cadeia de registos.

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